LOS RETOS TECNOLOGICOS PARA EL LITIGIO EN EPOCA DE LA PANDEMIA


Fuente: Ámbito Jurídico


María Victoria Quiñones
Magistrada del Tribunal Contencioso Administrativo del Magdalena

El covid-19 no solo llevó a que en Colombia desde marzo del 2020 fuera necesario
suspender los términos judiciales por motivos de salubridad y fuerza mayor, sino
que trajo cambios trascendentales en el ejercicio procesal del derecho en la
jurisdicción ordinaria en las especialidades de civil, laboral, familia, jurisdicción de
lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como las
actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones
jurisdiccionales y en los procesos arbitrales. Son cambios relacionados con la
implementación de tecnología de la información y las comunicaciones, con el fin de
agilizar la atención de los usuarios de la justicia y poder retomar la actividad judicial.
Debe destacarse que si bien el Código General del Proceso (CGP) y el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) dieron
un gran avance en el uso de las TIC para el ejercicio del derecho, existen otras
normas que impedían el trámite de algunas actuaciones virtuales que en esta época
de crisis deben utilizarse para garantizar el acceso a la administración de justicia.
Fue necesario que el Gobierno Nacional expidiera el Decreto Legislativo 806 del 4
de junio del 2020, y lo propio realizó el Consejo Superior de la Judicatura con la
adopción de medidas para el levantamiento de los términos judiciales con el
Acuerdo 11567 del 5 de junio del presente año.
En este espacio académico resaltamos los principales cambios, para concluir con
los retos que tendrán el juez, los secretarios y los sujetos procesales. Se debe estar
actualizado para que no se sorprenda con actuaciones y decisiones que van desde
la prohibición de presentar memoriales escritos, pasando por realizar la audiencia
en línea y recibiendo decisiones de sentencias anticipadas. Recuerde que estas
normas cobijan los procesos que actualmente están en trámite, así como los
nuevos.


Notificaciones y comunicaciones

•   Para la atención y consultas de usuarios y apoderados se privilegiará el uso
de medios técnicos y/o electrónicos, como atención telefónica y al correo electrónico
institucional de cada despacho que deberá ser consultado de la Rama Judicial.

•  La recepción, atención, comunicación y trámite de actuaciones (Consejo
Superior de la Judicatura, Acuerdo PCSJA20-11567, artículos 26 y 28) por parte de
los despachos judiciales se deberá realizar únicamente de manera electrónica, a
través del correo institucional del despacho. Por medio de este, se realizará la
radicación de los memoriales, en cuyo caso, se usará el formato PDF para losdocumentos escritos enviados o recibidos, e identificando el archivo adjunto con el
número del radicado del proceso que corresponda y el tipo de actuación.

•  Todo escrito y sus anexos que dirijan al despacho judicial con destino a un
proceso deben remitir copia a las demás partes procesales y al Ministerio Público
“simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial”
(Consejo Superior de la Judicatura, Acuerdo PCSJA20-11567, artículo 3o, inciso 1o)

•   Los abogados y las partes tienen la obligación de suministrar la dirección de
correo electrónico, al cual le serán enviadas las notificaciones judiciales, sin
perjuicio del deber que les asiste a los abogados de mantener actualizado el mismo
ante el Registro Nacional de Abogados.

•   Se utilizarán los medios tecnológicos para todas las actuaciones, audiencias
y diligencias y se permitirá a los sujetos procesales actuar en los procesos o trámites
a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades
presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias. Por tanto, las
actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones
personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios
físicos.


Deber de actualizar correo electrónico

Se requiere que todas las partes procesales y abogados con procesos judiciales
cursantes en los despachos, antes del 1o de julio de 2020, suministren el correo
electrónico actualizado a través del cual los apoderados ejecutarán todos los actos
procesales, asistirán a las audiencias y diligencias virtuales, y recibirán
notificaciones judiciales, a partir de la fecha.

Para lo anterior, deberá aportar dicho correo, enviando mensaje de datos al correo
institucional, y especificando en cada proceso que sea parte o apoderado si se trata
de:

•   Persona natural o personas jurídicas no sujetas a registro mercantil. Informar
su correo electrónico actualizado dispuesto para tal fin.

•   Ministerio Público, entidades públicas y las privadas que cumplan funciones
públicas. Deberán suministrar el correo electrónico previsto para notificaciones
judiciales, que así mismo se debe encontrar fijado en la página web institucional.

•   Persona jurídica sujeta a registro mercantil. El correo electrónico dispuesto
para notificaciones judiciales que aparezca así consignado en el certificado de
existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio.

•  Abogados en ejercicio con tarjeta profesional vigente. Informar su correo
electrónico actualizado, dispuesto para tal fin.


Presentaciones de demanda

Además de los presupuestos que deben observarse, de conformidad con el artículo
162 del CPACA, se tendrán en cuenta los siguientes presupuestos:

•   Las demandas se presentarán en forma de mensaje de datos, lo mismo que
todos sus anexos, a las direcciones de correo electrónico que el Consejo Superior
de la Judicatura disponga para efectos del reparto.

•   El demandante, al presentar la demanda, simultáneamente deberá enviar
por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados, salvo
cuando se soliciten medidas cautelares previas o se desconozca el lugar donde
recibirá notificaciones el demandado. Del mismo modo deberá proceder el
demandante cuando al inadmitirse la demanda presente el escrito de subsanación.

•   La demanda indicará el canal digital donde deben ser notificadas las partes,
sus representantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba
ser citado al proceso, so pena de su inadmisión.

•   Así mismo, contendrá los anexos en medio electrónico, los cuales
corresponderán a los enunciados y enumerados en la demanda.

•   De las demandas y sus anexos no será necesario acompañar copias físicas,
ni electrónicas para el archivo del juzgado, ni para el traslado.


Poderes conferidos por medios virtuales

Recuerde que conforme el artículo 5o del Decreto 806 del 2020, se podrán conferir
los poderes especiales para cualquier actuación judicial mediante mensaje de
datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, y se les aplicará
presunción de autenticidad y no requerirán de ninguna presentación personal o
reconocimiento, siempre y cuando provengan de los correos electrónicos de los
apoderados registrados en el Registro Nacional de Abogados, y de las personas
jurídicas sujetas a registro mercantil de los correos electrónicos registrados ante la
cámara de comercio.

Decreto 806 del 2020. Nuevas medidas de procedimiento. Deber de
actualizarse

A través del decreto en cita, se introdujeron importantes reformas procesales que
tienen dos años de vigencia, por lo que se insta a los usuarios de la Administración
de Justicia a revisar dicha norma y dar estricto cumplimiento a las nuevas
disposiciones, en razón a que tales versan sobre el otorgamiento de poderes, lapresentación de las demandas, las tecnologías y comunicaciones ya señalados, y
sobre los siguientes temas:

Traslados. Cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba
correrse traslado a los demás sujetos procesales, mediante la remisión de la copia
por un canal digital, se prescindirá del traslado por secretaría, el cual se entenderá
realizado a los dos días hábiles siguientes al del envío del mensaje y el término
respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.

Audiencias o diligencias. Se llevarán a cabo por medios tecnológicos que
garanticen la presencia de los sujetos procesales, sin necesidad de la autorización
de que trata el parágrafo 2o del artículo 107 del CGP, y, previo a su celebración, se
les informará sobre la herramienta tecnológica que se utilizará y los datos de la
reunión para su ingreso.

Notificaciones personales. Las notificaciones que deban realizarse de manera
personal podrán efectuarse de forma virtual, las que se surtirán con el envío de la
providencia respectiva a la dirección electrónica suministrada por el interesado.
Notificaciones por estado. Las decisiones que deban notificarse por estado se
fijarán virtualmente, con inserción de la providencia -salvo reserva legal-, y no
llevarán la firma del secretario ni se dejará constancia con su firma al pie de la
providencia respectiva.

Emplazamiento para notificación personal. Los emplazamientos para
notificación personal solo se harán en el registro nacional de personas emplazadas
que maneja el Consejo Superior de la Judicatura, sin necesidad de publicación en
un medio escrito.

Excepciones. De las excepciones presentadas se correrá traslado, de conformidad
con el artículo 110 del CGP, por el término de tres días, lapso durante el cual el
demandante podrá pronunciarse y, si fuere el caso, subsanar los defectos allí
anotados. Estas se formularán según lo disponen los artículos 100 a 102 ibídem y
se resolverán antes de la audiencia inicial.

Sentencia anticipada. Se dictará en los siguientes eventos:
Antes de la audiencia inicial, cuando se trate de asuntos de puro derecho o no fuere
necesario practicar pruebas, caso en el cual correrá traslado para alegar por escrito,
en la forma prevista en el inciso final del artículo 181 de la Ley 1437 del 2011 y la
sentencia se proferirá por escrito.

En cualquier estado del proceso, cuando las partes o sus apoderados de común
acuerdo lo soliciten, sea por iniciativa propia o por sugerencia del juez.
Si la solicitud se presenta en el transcurso de una audiencia, en esta se dará
traslado para alegar. Si se hace por escrito, las partes podrán allegar con lapetición sus alegatos de conclusión, de lo cual se dará traslado por 10 días
comunes al Ministerio Público y demás intervinientes. El juzgador rechazará la
solicitud cuando advierta fraude o colusión.

Si en el proceso intervienen litisconsortes necesarios, la petición deberá realizarse
conjuntamente con estos. Con la aceptación de esta petición por parte del juez, se
entenderán desistidos los recursos que hubieren formulado los peticionarios contra
decisiones interlocutorias que estén pendientes de tramitar o resolver.

En la segunda etapa del proceso, prevista en el artículo 179 de la Ley 1437 del
2011, cuando encuentre probada la cosa juzgada, la transacción, la conciliación, la
caducidad, la prescripción extintiva y la falta de legitimación en la causa. La
sentencia se dictará oralmente en audiencia o se proferirá por escrito. En este caso
no se correrá traslado para alegar.

En caso de allanamiento, de conformidad con el artículo 176 de la Ley 1437 de
2011. Que, en relación con los procesos contenciosos que se encuentran
actualmente en curso en esta Corporación, se procederá a examinar los
expedientes con el fin de verificar si en ellos se registró o no una dirección
electrónica de los sujetos procesales y, en caso afirmativo, se procederá de
conformidad con las reglas procesales previstas, entre otros, en el CPACA, en el
CGP y en el Decreto 806 de 2020.

Apelación de sentencias. Recuerde que se modificó el trámite de la apelación de
las sentencias en materia civil y familia, al igual que en material laboral.

Horario cierre de despachos judiciales

Conforme el inciso cuarto del artículo 109 del CGP, los memoriales, incluidos los
mensajes de datos, se entienden presentados oportunamente si son recibidos antes
del cierre del despacho del día en que vence el término, por lo anterior, deberán
conocer los horarios de funcionamiento de los despachos a partir del 1o de julio.